ما الفرق بين السكرتير التنفيذي والسكرتير العادي

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيثُ المهام، حيثُ تُعد تلك المهن من أهم وابرز المهن الموجودة في الشركات والمؤسسات الكبرى، نظرًا للمجهود الهائل المبذول في تنظيم الشركة والتواصل مع العُملاء من مُختلف الجنسيات، لذا نذكر من خلال مقالنا هذا أبرز الفروق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي.

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

تتشابه مهام السكرتير والسكرتير التنفيذي إلى حد كبير، لذلك نجد أن هُناك العديد من الأشخاص يجدون صعوبة في إيجاد الفرق بينهم، لكن هُناك بعض الاختلافات البسيطة بين الوظيفتين تختلف باختلاف المؤسسة، لذا نذكر من خلال السطور القادمة، أبرز الفروق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي:

مهام السكرتير

• تنظيم حركة العمل داخل المؤسسة.
• تنظيم المواعيد والمُقابلات الخاصة بالمُدير.
• الرد على العُملاء عن طريق المُكالمات الهاتفية والإيميلات والفاكسات الإلكترونية.
• تنظيم الأوراق والوثائق الخاصة بالمؤسسة.
• تدوين المُلاحظات الهامة أثناء الاجتماعات والمؤتمرات التابعة للمؤسسة.
• تنفيذ جميع أوامر المُدير دون مُناقشة.
• الإشراف على كافة الأقسام التابعة للمؤسسة، وكتابة تقارير عن حالة العمل داخل المؤسسة وعرضها على المُدير.
• استقبال كافة الشكاوى المُقدمة من الموظفين، وعرضها على المُدير لحلها.
• حلقة الوصل بين المُدير والموظفين.

مهام السكرتير التنفيذي

• مسؤول عن كتابة كافة التقارير والإيميلات الإلكترونية الخاصة بالمؤسسة.
• تنظيم العروض المُقدمة إلى المؤسسة وتقديمها إلى المُدير العام.
• تنظيم إقامة زوار المؤسسة داخل الدولة، عن طريق حجز الفنادق.
• تنظيم القاعات الخاصة بعقد الاجتماعات والمؤتمرات الخاصة بالمؤسسة.
• تنظيم التقارير الخاصة بالواردات والصادرات الخاصة بالشركة.
• كتابة تقارير عن كافة الاحتياجات الأساسية التي تحتاج إليها المؤسسة، مثل قطع الأثاث، أجهزة الحاسوب.
• في حالة غياب المُدير العام عن العمل، ينوب المدير التنفيذي عنه في العمل في جميع المهام.

السمات المهنية للسكرتير والسكرتير التنفيذي

يرغب العديد من الأشخاص الراغبين في الحصول على وظيفة السكرتير أو السكرتير التنفيذي في إحدى الشركات والمؤسسات الكبرى، في معرفة أبرز الصفات والسمات الأساسية التي يجب توافرها للحصول على الوظيفة، لذا سنذكرها فيمَا يلي:

• يجب أن يكون حاصل على مؤهل عالي في نفس مجال العمل.
• يجب أن يكون حاصل على شهادة المؤهل الجامعي من إحدى الجامعات المُعتمدة.
• يجب أن يُجيد التعامل مع الحاسوب والكتابة على برامج word، excel.
• يجب أن يُجيد العمل تحت ضغط.
• يجب أن يُجيد العمل ضمن فريق واحد.
• يجب أن يُجيد التعامل مع العُملاء.
• يجب أن يتمتع بالذكاء وسرعة البديهة.
• يجب أن يُجيد التحدث بأكثر من لغة أبرزهم اللغة الإنجليزية والفرنسية، كي يتمكن من التعامل مع العديد من العُملاء من مُختلف الجنسيات.
• امتلاك القدرة والمهارة على الإقناع والتفاوض.
• يجب أن يكون لديه القدرة الكافية على إدارة الوقت وتنظيم المواعيد.

مميزات مهنة السكرتير والسكرتير التنفيذي

يرغب العديد من الأشخاص في الحصول على وظيفة السكرتير أو السكرتير التنفيذي في إحدى الشركات أو المؤسسات، نظرًا للمزايا العدّة الموجودة في تلك المهن، نذكرها من خلال النِّقَاط الآتية:

• الحصول على المكانة الاجتماعية المميزة.
• الحصول على رواتب مُجزية.
• الحصول على حوافز ومُكافئات عند نجاح الشركة في عقد اتفاقيات ناجحة.
• الحصول على فُرص مميزة للسفر لكافة أنحاء العالم.

عيوب مهنة السكرتير والسكرتير التنفيذي

على الرغم من المُميزات العديدة الموجودة في تلك المهن، ألا انه تم رصد بعض العيوب من قِبل الموظفين العاملين في ذلك المجال، نذكر أبرز تلك العيوب فيمَا يلي:

• قضاء ساعات طويلة في العمل، حيثُ انه في بعض الأحيان يتخطى السكرتير ساعات العمل الرسمية.
• احتمالية العمل في الإجازات الرسمية.
• زيادة الأعباء اليومية بشكل كبير.

في الختام، فقد تعرفنا في مقالنا هذا على الفرق بين مهنة السكرتير والسكرتير التنفيذي، حيثُ أنه من الصعب إيجاد الفروق بينهما نظرًا للتشابه الكبير في المهام والمسؤوليات.