نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية جاهز
تحتاج الجهات الحكومية إلى اتباع عدة أساليب جيدة عند التواصل معها، ومن بينها الحاجة إلى معرفة نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية من أجل تحقيق المصداقية بين الشعوب وإرضائهم، حيث تساهم هذه الرسائل في تحقيق العديد من الأغراض المتنوعة من حيث الشفافية وغيرها؛ لذا عن طريق المقال التالي سنطرح أحد النماذج المسموح باستخدامها.
محتوى المقال
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية
تحتاج بعض المؤسسات والجهات الحكومية إلى رسائل رسمية عند التواصل معها أو الحاجة إلى طلب أو تقديم شيء لها، ونعرض نموذج لهذه الرسائل عبر السطور التالية:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة وبعد ؛
التاريخ/…… السيد الأستاذ/…….. مدير مصلحة/…….
أتقدم لك بجزيل الشكر والعرفان على مجهوداتك الدائمة في إدارة المصلحة ونجاحها الباهر، أود أن أُحيط سيادتك علمًا بأن هناك بعض الأمور المُستجدة التي وردت إلينا بخصوص مصلحة (…..)، وتتمثل هذه الأمور في:
… ………
…………
…………
وأرجو من سيادتكم الاهتمام بهذه النقاط وأخذها بعين الاعتبار كي لا تؤثر على آلية عمل وكفاءة الجهة، وقد توجهتُ لكم بتلك الرسالة لأني مدرك مدى اهتمام سيادتكم بنجاح المصلحة.
مع خالص التقدير والامتنان.
مقدم الرسالة/……
العامل في/……
رقم الهاتف الجوال/……
التوقيع/……
أنواع الرسائل الرسمية
هناك بعض الأنواع التي تأتي الرسائل الرسمية على هيئتها عند إرسالها إلى الجهات الحكومية المتنوعة، وهذا يكمن في اختلاف الجهة المُرسل إليها، وهي تتمثل فيما يلي:
- الخطاب: رسالة رسمية تتم فيها كتابة مواضيع الخطاب، وتُرسل من دائرة إلى دائرة أخرى.
- المذكرة: تُشير إلى طلب يكون من صلب اختصاصات العمل.
- الخطاب الإلحاقي: يكون هذا بهدف متابعة الخطاب المرسل سابقًا بحيث يُرسل بعده بمدة بغرض تصحيح الأخطاء.
- المحضر: مذكرة تُكتب على يد فريق عمل له صلاحيات للتحقق من موضوع ما أو تحضير تقارير مُفصلة.
- خطاب الرد: يتم إرسال رسالة بهدف الرد على الخطاب المرسل سابقًا.
شروط وقواعد كتابة رسالة رسمية
هناك باقة من القواعد الأساسية والشروط التي ينبغي توافرها عند الرغبة في كتابة رسالة رسمية لإحدى الجهات الحكومية أو غيرها، وهي جاءت على النحو التالي:
- لا بد من التركيز على الهدف من الرسالة وتوضيحه في الفقرة الأولى.
- الابتعاد عن اللغة العامية.
- ضرورة الالتزام بالموضوعية والحرص على انتقاء الكلمات داخل الرسالة.
- جعل محتوى الرسالة قصير ودقيق، مع كتابة البيانات والمعلومات الضرورية بالكامل.
- التأكد من صحة الأرقام والأسماء والبيانات التي تم ذكرها ضمن الرسالة.
- ينبغي استعمال لغة بسيطة وواضحة، وتحتوي على صيغ المجاملة واستخدام ضمائر المخاطب والجمع للتفخيم من الجهة المُرسل إليها.
- الاعتماد على أساليب الإقناع والابتعاد عن العواطف نهائيًا.
مبادئ تواصل فعالة في رسالة رسمية لجهة حكومية
توجد مجموعة من المبادئ التي تساهم في تحقيق الأهداف عند إجراء تواصل فعال عبر رسالة رسمية لجهة حكومية، وتأتي تلك المبادئ على النحو الآتي:
- ينبغي تذكر دائمًا ضرورة كتابة الرسائل إلى الجهة الحكومية بصورة جيدة، وأن تظل كافة الكلمات مهذبة ومحترمة والانتباه إلى بعض الألفاظ.
- استعمال المنطق في الكلمات، والابتعاد عن استعمال الكلمات الغامضة، واستخدام فقرات سهلة وبسيطة لتسهيل قراءتها.
- يجب توضيح كافة الرسائل من جانب الجهات الحكومية، وأن تكون موجزة ومختصرة قدر الإمكان بشكل احترافي؛ من أجل فهم المتلقي هذه الرسائل بكل سهولة.
- لا بد من أن تكون الرسائل مُباشرة لكي يتم استلامها بصورة سريعة من قِبل كافة الأفراد الذين خارج التخصص في المجال.
أهمية كتابة رسائل رسمية
تعتبر مهمة كتابة رسائل رسمية واحدة من أبرز طرق التواصل بين العمال والمدراء والجهات المختصة لتقديم شكوى أو طلب وظيفة أو استفسار، وتمكن أهميتها فيما يلي:
- واحدة من الأساليب الرسمية المتفق عليها من أجل رفع شكوى أو تقديم تقرير.
- أهم طريقة للتواصل بين كافة الأقسام والربط بينهم.
- تعتبر من أبرز الطرق الرسمية التي توثق كافة الأحداث المهمة المتنوعة.
- استعمال طرق سهلة وبسيطة للتحدث مع مدير القسم أو المدير العام.
- أسهل أسلوب لاستعلام كافة الموظفين بالقرارات الجديدة المتعلقة بالمنشأة بأقصى سرعة.
تعتبر الرسائل الرسمية واحدة من الوثائق التي تٌعبر عن موضوع مؤسسي أو تجاري أو مالي أو أكاديمي، وهي مثل المراسلات التي يتم إجراؤها أما تقديم طلب أو إرسال شُكر، وهناك تشابه بينها بين الرسائل غير الرسمية.