مميزات وعيوب وأثر الإدارة الإلكترونية على الموارد البشرية

الإدارة الإلكترونية عبارة عن استخدام التكنولوجيا الرقمية لتحسين وتبسيط العمليات الإدارية في المؤسسات والحكومات، ولكنها تضم مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية في عصرنا الحالي، حيث أصبحت التكنولوجيا جزءًا لا يتجزأ من حياتنا اليومية ومن الطبيعي أن يكون لها جانبين، في هذا المقال سنوضح ماهيتهم بالتفصيل.

مميزات الإدارة الإلكترونية

تشمل الإدارة الإلكترونية مجموعة من الأدوات والتقنيات التي تساعد في إدارة الموارد البشرية والمالية والمعلومات بطريقة رقمية، غير أنها توفر عدد من المزايا نكرها كما يلي:

• تساعد الإدارة الإلكترونية في تبسيط العمليات الإدارية وتسريع إنجاز المهام، على سبيل.
• مثال: يمكن استخدام نظم إدارة المحتوى لتنظيم المستندات والملفات بشكل آلي، مما يوفر الوقت والجهد.
• تقليل التكاليف بدرجة كبيرة حيث تساعد الإدارة الإلكترونية بتقليل التكلفة التي ترتبط بالعمليات الإدارية، كما أنها تساعد في تقليل تكاليف الموظفين من خلال تحسين الكفاءة والإنتاجية.
• مثل تكاليف الطباعة والتخزين والشحن
• تحسين جودة الخدمات من حيث أنها تساعد الإدارة الإلكترونية في تحسين جودة الخدمات المقدمة للمستفيدين.
• مثال: يمكن استخدام نظم إدارة العلاقات مع العملاء لتتبع طلبات المستفيدين والرد عليها بشكل أسرع.
• تحسين الوصول إلى المعلومات المهمة من خلال تنظيمها وتخزينها بشكل رقمي، هذا يمكّن الموظفين من الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها بسهولة وسرعة أكبر.
• لها يد في تحسين التعاون والتنسيق بين الموظفين من خلال تقنيات مثل أنظمة إدارة المشاريع والاجتماعات الافتراضية.
• تساعد الإدارة الإلكترونية في زيادة الشفافية والمساءلة من خلال توثيق العمليات والإجراءات بشكل رقمي.

عيوب الإدارة الإلكترونية

تقدم لنا الإدارة الإلكترونية مزايا كثيرة نستفيد منها إلا أن بها بعض من العيوب على مقيمها، منها ما يلي:

• التكلفة العالية للتطبيق: تتطلب الإدارة الإلكترونية استثمارات كبيرة في البنية التحتية التكنولوجية والتدريب الموظفين، مما قد يكون عبئًا ماليًا على المؤسسات والحكومات.
• مخاطر الأمن والخصوصية: تتضمن الإدارة الإلكترونية معالجة البيانات والمعلومات الحساسة بشكل رقمي، والذي في الغالب سوف يعرضها لمخاطر الاختراق والسرقة، إذا لم يتم اتخاذ إجراءات أمنية كافية.
• مقاومة التغيير: قد يواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية مقاومة من قبل الموظفين المعتادين على الطرق التقليدية في العمل، مما يتطلب جهودًا كبيرة لتدريبهم وتغيير ثقافة المؤسسة.
• الاعتماد على التكنولوجيا: قد يؤدي الاعتماد المفرط على التكنولوجيا في الإدارة الإلكترونية إلى ضعف المهارات التقليدية للموظفين، مما قد يؤثر على قدرتهم على التعامل مع المواقف غير المتوقعة، ومن الممكن أن يكون على شفا حفرة من السقوط فور حدوث خلل في النظام.
• صعوبة إدارة البيانات الضخمة: تتطلب الإدارة الإلكترونية إدارة كميات هائلة من البيانات، مما قد يكون تحديًا في تخزينها وتحليلها واستخراج المعلومات المفيدة منها.

نصائح لتطبيق الإدارة الإلكترونية بنجاح

هناك عدد من النصائح الذي يمكن أن نذكر للمدير الإلكتروني والتي تفيد بشدة في مسيرة عمله، وهي:

• قبل تطبيق الإدارة الإلكترونية، يجب على المؤسسة أو الحكومة وضع استراتيجية واضحة تحدد الأهداف والنتائج المرجوة من هذا التطبيق.
• يجب على المؤسسة أو الحكومة الاستثمار في البنية التحتية التكنولوجية اللازمة لتطبيق الإدارة الإلكترونية، بما في ذلك أجهزة الحاسوب والشبكات والأنظمة البرمجية.
• يجب على تدريب الموظفين على استخدام الأنظمة الإلكترونية، وتغيير ثقافة المؤسسة لتشجيع التقبل والاعتماد على التكنولوجيا.
• يجب على المؤسسة أو الحكومة اتخاذ إجراءات أمنية صارمة لحماية البيانات والمعلومات الحساسة من المخاطر الإلكترونية.
• يجب على المؤسسة أو الحكومة وضع إجراءات فعالة لتخزين وتحليل البيانات الناتجة عن الإدارة الإلكترونية، واستخراج المعلومات المفيدة منها.
• يلزم على المؤسسة أو الحكومة المراقبة والتقييم المستمر لتطبيق الإدارة الإلكترونية، والعمل على تحسينها باستمرار لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.

أهداف الإدارة الإلكترونية

هناك العديد من الأهداف التي تعمل لأجلها الإدارة الإلكترونية، منها ما نذكره في النقاط التالية:

• من السهل الانتقال عبر شبكة المعلومات الخاصة بالمحاسبة اليدوية والمعاملات المتعبة إلى الشبكية السلسة.
• المعلومات التحليل هي التي سوف ترفع من قيمة الإدارة بدلًا من نظم البيانات.
• يمكن التحويل من الهيكل المركزي المعقد إلى الهيكل الموزون والمتطور.
• العمل عبر وسائل الاتصال وشبكات الانترنت لطالما سيكون الأفضل.

الإدارة الإلكترونية تعتبر من الطرق الفعالة التي تحسن من الكفاءة والإنتاجية في المؤسسات والحكومات، وهذا على الرغم من وجود بعض العيوب والتحديات، إلا أن المميزات التي توفرها تجعلها ضرورة حتمية في عصرنا الحالي.