تعد عملية إدارة الأعمال من الأمور المعقدة التي تحتاج إلى المهارات، فعند النظر إلى أبسط الأمور نجد أن علبة المشروبات الغازية إنتاجها يحتاج إلى الجهد، ويوجد خلفها الكثير من العمليات حتى تكون البداية من البحوث التسويقية للتعرف على حاجة المستخدم وآلية التصميم، وعمليات الشراء والبيع حتى الوصول إلى الإدارة والتطوير والهيكل التنظيمي، الذي يعد القاعدة الأساسية التي تُبنى عليها الشركة، ونتعرف عليها بشكل تفصيلي خلال السطور التالية.
محتوى المقال
تعريف الهيكل التنظيمي
يعد القاعدة الأساسية التي يتم بناء الشركة عليها، وتساعد في توزيع العمل بين الأقسام المختلفة بسهولة ويسر، ويبدأ من تحديد الرئيس التنفيذي للشركة والمديرين الذين يكونون تحت لوائه، وصولًا إلى الإدارات وتوزيع المهام، ويشمل الترتيب الوظيفي.
الهدف من الهيكل الوظيفي الذي يتم إعداده من الإدارة العليا في المؤسسة لتقسيم وتوزيع المهام والمسؤوليات بين الإدارات المختلفة، ويشمل المناصب أعلاها وأقلها رتبة، ومن خلاله يتم تحديد وعدد العاملين بها.
خصائص الهيكل التنظيمي
بعد التعرف على الهيكل التنظيمي وأهميته في توزيع المهام بين الإدارات سنقوم بالاطلاع على الخصائص التي يتميز بها، وتكون واضحة وممثلة في النقاط التالية:
- منظم: تحديد الوظائف والإدارات التابعة للشركة، والربط بينهم وتحديد مهام كل وظيفة، والتسلسل المتعارف عليه في المسؤوليات والمهام.
- التواصل العمودي: عند وجود أحد الاقتراحات من إدارة ما لا يتوجه إلى مدير الشركة مباشرة، ولكنه يجب عليه أن يتحدث مع رئيسه المباشر في التنظيم الوظيفي، وبعد ذلك يقوم رئيسه بتصعيد الأمر لرئيسه المباشر الآخر ثم يتولى الأخير.
- متسلسل: توزيع الإدارات من الأعلى سلطة إلى الأقل سلطة، حتى يفهم الموظف طبيعة عمله وحدود مسؤولياته، وإلى من يتوجه إذا تعبق الأمر بالتقارير، ومع من يمكن تقديم الشكوى.
- رسمي: عند وجود هذه الخاصية في هيكل الإدارة سنجد أن العشوائية لا مكان لها، ويكون العمل رسمي واحترافي بشدة، ولا إهمال في توزيع المهام أو تتبعها.
- اتخاذ القرار يكون اكثر صارم: نتيجة إلى التسلسل الوظيفي في السلطة، والترتيب التصاعدي في الدور التنظيمي للشركة، فعملية اتخاذ القرار تكون بصورة فردية من أحد المسؤولين المباشرين، نتيجة اطلاعه على الصورة الأكبر للشركة.
- نطاق سيطرته واسعة: يساعد في التعرف على أين الخلل أو التقصير، وذلك يعود إلى التوزيع المنظم والجيد للإدارات والوظائف.
أنواع الهياكل التنظيمية
الهيكل التنظيمي يقوم بتحديد الحقوق والواجبات الخاصة والسلطات لكل إدارة بشكل دقيق وصارم، ولا بُد من تحديد نوع الهيكل التي تتبعه الإدارة حتى تكون القرارات بطريقة سلسلة ، فيما يتناسب مع الشركة وحجم النشاط الخاص بها، وتكون الأنواع كالتالي:
1 – الهيكل الوظيفي
يعد من أكثر الهياكل استخدامًا وشهرة بين أنواع الهياكل المتعارف عليها في الشركات الكبرى والناشئة، ومن خلاله يتم تحديد الأقسام المرتبطة بالمؤسسة بدقة، ما يوجد تحتها من فرق وأفراد، ونتعرف عليه بشيء من التفصيل في النقاط التالية:
- حيث يتم تحديد المسؤوليات التي يجب على كل موظف القيام بها، والتعرف على صلاحيته والتدرج الوظيفي الخاص به، وما هي حدود مهاراته والخبرات المطلوبة منه.
- من صفات الهيكل الوظيفي أنه منغلق على نفسه، وكل إدارة تكون مستقبلة بنفسها من خلال المهام المطلوبة منها وطريقة العمل.
- الهدف النهائي لكل الإدارات يكون هدف الشركة، وهو سلاح ذو حدين فقد تساعد على التوحد والسيطرة في اتباع طريقة عمل واحدة، وكذلك يكون الأعقد والأكثر جمودًا فيمل يتعلق بالإبداع وارتباط الإدارات.
- يكون تطبيق الهيكل الوظيفي هو الأنسب عند تعدد المهام الوظيفية في القسم الواحد، والداخل بين الإدارات يكون في أمور بسيطة وعلى نطاق محدود للغاية.
2 – الهيكل القطاعي
يعد الصورة الثانية من الهيكل الوظيفي ولكنه يكون أكثر شمولية عن السابق، وإذا كانت الشركة تقدم أكثر من منتج يكون هذا النوع مناسب، لأن كل منتج يحتاج إلى نوع من الإدارة، ويكون الجزء المُصغر من الهيكل التنظيمي.
من خلال الهيكل القطاع يتم ترتيب هيكل تسلسلي يساعد في خدمة المنتج، والتواصل مع عدد كبير من الإدارات في وقت واحد، فعندما تكون الشركة مسؤولة عن طرح منتجين على سبيل المثال، فيكون لكل منهما إدارة تسويق ومبيعات وجودة وإنتاج، ويتعين لكل منتج رئيس مختلف.
الهيكل التنظيمي وأساليب الإدارة من الأمور التي يصعب التعرف عليها بشكل نظري، ولا بد من التطبيق عمليَا، والتعرف على كل مبدأ من مبادئ الهيكل، وما هي الأنواع وكيف تتناسب مع الشركات وأي نوع من الهياكل يمكن تطبيقه على هذه الإدارة والكثير من التفاصيل التي تم ذكر بعضها في السطور السابقة.
