كيف اكون سكرتيرة ناجحة

كيف اكون سكرتيرة ناجحة

لكي تصبحين سكرتين ناجحة يجب أن يكون لديك بعض الصفات المهمة والتي تتلخص فيما سنتعرف عليه من خلال ما يلي:

• يجب أن يكون لدى السكرتيرة الناجحة مهارات تواصل قوية تجعلها قادرة على التعامل مع الآخرين بمختلف الفئات وكافة المستويات خارج وداخل المؤسسة.
• لكي تكوني سكرتيرة ناجحة يجب أن يكون لديم مهارة مهمة جدًا وهي الدقة والانتباه في أدق التفاصيل، ويجب التأكد من صحة المعلومات التي لديك بشكل مستمر قبل تقديمها لأي شخص في المؤسسة.
• كما يجب على السكرتيرة الناجحة أن تكون تكون قادرة على إدارة الوقت بشكل جيد، لتنظيم أمورها واستغلال الوقت بشكل صحيح.
• اللباقة والذوق العالي من الأشياء الأساسية التي يجب أن تتوفر في السكرتيرة الناجحة وحسن التصرف في الكثير من المواقف التي تتعرض لها داخل المؤسسة.
• الاستجابة السريعة من الأشياء المهمة التي تحدد مدى تميز السكرتيرة.

تدريبات السكرتيرة لكي تصبح ناجحة

هناك بعض التدريبات والتطورات التي يتم تدريب السكرتارية عليها لكي تكون ناجحه في هذه المهنة والتي تكون كما يلي:

• من المهم أن يتم تدريب السكرتيرة بناءًا على المهام المطلوبة منها.
• عمل دورات تدريبية مخصصة تشمل كافة جوانب العمل اليومي الذي تقوم به السكرتيرة.
• يجب تدريب السكرتيرة بطريقة عملية لكي تكتسب المزيد من المهارات التي تجعلها لديها وعي كبير ببيئة العمل الحقيقية.
• يجب أن يتم إضافة للسكرتيرة راجعة من زملائها ورؤسائها حول أدائه في العمل ومدى تقدمها في تطوير المهارات التي لديها.
• كما يجب إتاحة لها التواصل المستمر مع الزملاء للتعرف على الاقتراحات التي تجعلها أفضل.
• استخدام التكنولوجيتا التي تساعد على تحسين أداء ومعارات التواصل لديها.

أشهر مشاكل السكرتيرة

يوجد الكثير من المشكلات التي يمكن أن تتعرض لها السكرتير أثناء العمل والتي منها ما نتعرف عليه من خلال ما يلي:

• يمكن التعرف إلى مواقف تضطر بها السكرتيرة إلى تعديل جدول العمل بشكل سريع وهذا يحتاج إلى مرونة وسرعة التصرف.
• من الممكن في أي وقت يتم إضافة العديد من المواعيد في جدول العمل مما يؤثر على جودة إنجاز الأعمال الأخرى لهذا يجب التصرف بطريقة صحيحة وإنجاز الكثير من الأعمال في وقت قصير وبنفس الدقة.
• يمكن أن تتعرض السكرتيرة إلى بعض الضغوط النفسية التي تؤثر عليه.
• التعرض للكثير من التحديات والتي منها إدارة الوقت.

نصائح للتعامل مع مشاكل السكرتارية

هناك بعض النصائح التي تساعد على التصرف بطريقة صحيحة مع المشكلات التي تتعرض لها السكرتارية والتي منها ما يلي:

• تحديد الألويات ويتم إنجاز الأهم فالمهم وبهذا يتم إنجاز الأعمال المطلوبة منها كلها في وقت مناسب.
• التخطيط والتنظيم للعمل المطلوب منها على مدار اليوم هذا يساعد على إنجاز الكثير من المهام.
• يجب أن تحافظ السكرتيرة على الأسرار وعدم نشر أي من تفاصيل العمل لأي شخص.
• العمل على تطوير مهاراتها بشكل مستمر حيث يساعد هذا على إنجاز المهام بدون بذل الكثير من المجهود.

أهمية السكرتارية

تعتبر السكرتارية من الوظائف المهمة في الكثير من المؤسسات فهي تقوم بتنفيذ العديد من النشاطات، وتكمن أهمية السكرتيرة في بيئة العمل فيما يلي:

• تقليل الأعباء على المدراء في المؤسسة من خلال بالأعمال المكتبية وجدولة المواعيد.
• القيام بالتنسيق بين المدراء والأعمال التي ترتبط بهم.
• تزويد المدراء بالمعلومات التي تساعد على اتخاذ القرارات التي تخص الشركة أو المؤسسة.
• توفير التواصل الفعال بين المدراء وبين الجهات الأخرى وهذا داخل وخارج الشركة.
• حفظ أسرار المؤسسة التي تعمل بها وتسجيل جميع المهام التي يجب أن يتم إنجازها.
• متابعة الأحداث والتقارير التي تخص العاملين في المؤسسة.

تعتبر وظيفة السكرتيرة من الوظائف المهمة والتي لا يتم الاستغناء عنها أبدًا، حيث تقوم بالعديد من المهام اليومية والأمور الإدارية، وتتعامل مع الاتصالات الهاتفية والقيام بكافة المهام العامة في المؤسسة.