أنواع مستندات الأعمال

أنواع مستندات الأعمال نجد أكثر من نوع ووسيلة، ولكل منهم المجال الذي تستخدم فيه، أو الفترة الزمنية المعبرة عنه في بعض الأحيان، ولكن يتفقوا جميعًا في الهدف منهم وهو توضيح عدد من العناصر والأمور الهامة بسير العملية الإنتاجية للمكان أو الرغبة في توضيح أمر ما متعلق بجهة العمل.

أنواع مستندات الأعمال

تعتبر مستندات الأعمال أحد الوثائق الصادرة عن الجهات الرسمية الحكومية، وذلك وفقًا لطبيعة القرار التي تصدر من أجله، ومن أشهرها ما يلي:

خطابات العمل                                                                                                            

يعد خطاب العمل واحدًا من المستندات الرسمية التي يتم كتابتها واصدارها وفق صورة وأسلوب محدد، فيتم الاعتماد على ذلك النوع عند التعامل مع أحد الشركات، المؤسسات أو الجهات بصفة رسمية، كما يتم استخدامه عند التعامل مع عملاء الشركة نفسها.

وضمن الاستخدامات لتلك الخطابات يكون في حال رغبة أحد العملاء في الاستفسار عن أمر ما يتعلق بالشركة أو عن خدمة ما، ويمكن استخدامه عند التقدم على وظيفة ما مع إرفاق سيرته الذاتية عبر خطاب العمل، ويمكن استخدامه عند التعرف على التكاليف الخاصة بإحدى الشركات أو شروط الحصول على تلك الخدمة.

طريقة كتابة خطاب العمل

خطاب العمل يعتبر مستندًا رسميًا له طريقة معينة للكتابة والصياغة، والتي تتمثل فيما يلي:

• تقسيم الخطاب إلى عدد من الفقرات الرئيسية، مع ترك مسافات بين الفقرات.
• تحديد نوع الورق المناسب لكتابة الخطاب.
• تعبئة كافة المعلومات الخاصة بشركتك في البداية.
• الإفصاح عن تاريخ اليوم الذي سيتم فيه ارسال الخطاب وذلك في جهة اليسار من الخطاب.
• قم بتعبئة المعلومات الخاصة بالمرسل إليه بشكل واضح وكامل.
• ضرورة تحديد تحية مناسبة في الخطاب للجهة المرسل إليها الخطاب مثل “لمن يهمه الأمر، سيدي العزيز أو عزيزي الأستاذ”.
• لا بد من اتباع الأسلوب الصحيح في الكتابة.
• استخدام الضمائر الشخصية.
• لا بد أن يتضمن الخطاب على المغزى منه بشكل صحيح وموجز.
• يمكن استخدام الفعل المبني للمعلوم.
• ضرورة استخدام أسلوب مهذب عند الحديث.
• اختيار خاتمة يوجد بها التحية.
• توقيع الخطاب.
• كتابة وسائل التواصل معك مثل البريد الإلكتروني.
• ضرورة إضافة الحروف الأولى من طابع الخطاب.
• يمنع تدبيس الأوراق.
• إرسال الخطاب.

تقارير العمل

يعد تقرير العمل أكثر أنواع مستندات الأعمال شيوعًا، وهو وثيقة الغرض منها توضيح البيانات الخاصة ببعض الأعمال، إلى جانب ذكر المعلومات على هيئة نقاط، مع الأخذ في الاعتبار أن كتابة تقرير العمل تختلف من جهة إلى أخرى، وذلك بحسب الطريقة المكتوب بها.

ينقسم مصدرو التقارير إلى من إصداره بطريقة شفاهية أو إصداره بطريقة ورقية وهو النوع الأكثر احترافية،  جديرًا  بالذكر أن الغرض من التقارير قد يكون للشكوى أو لعرض المقترحات، وأحيانًا تكون بغرض عرض العديد من خطط التطوير في الشركة، كما يجب أن يتضمن التقرير بيانات عن مدى نجاح سير العملية الإنتاجية في العمل.

طريقة كتابة تقارير العمل

هناك أسلوبًا محددًا يجب اتباعه عند كتابة تقرير لضمان قبوله وتحقيقه الهدف منه، وذلك على النحو التالي:

• قبل الدخول في سياق التقرير يجب تحديد الأهداف في البداية.
• تحديد الأطراف المعنية بالتقرير سواء كانوا الموظفين أو العمال أو الإدارة العليا.
• اتخاذ طريقة مبسطة في عرض عناصر التقرير وكتابة المحتوي بشكل احترافي لتحقيق الهدف المطلوب منه.
• مراجعة الأفكار التي تم ذكرها في التقرير، وكتابة الأفكار بصورة مرتبة.
• أن يكون التقرير متركزًا على الأفكار الرئيسية ولا دون التطرق إلى الفرعيات.

عناصر كتابة تقرير العمل

هناك عدد من العناصر التي يجب تواجدها أثناء كتابة واحدًا من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال وهو تقرير العمل الصادر عن الجهة الرسمية، وتأتي تلك العناصر كما يلي:

• صفحة العنوان.
• المقدمة
• ملخص التقرير.
• جدول المحتويات.
• الجداول والرسوم البيانية.
• الاستنتاجات.
• التوصيات.
• الخاتمة.

إلى جانب ما تم ذكره سابقًا من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال، يوجد أيضًا البريد الإلكتروني والذي يعتبر واحدًا من ضمن الوسائل المستخدمة في كتابة الأعمال والتي تلقى إقبالًا كبيرًا من قبل المستخدمين خصوصًا مع زيادة الاتجاه إلى استخدام الوسائل التكنولوجية الحديثة.