ما هو الفرق بين الكفاءة والفاعلية وتعريفه

الفرق بين الكفاءة والفاعلية في المنظمات

يوجد مجموعة من الفروق الواضحة بين الكفاءة والفاعلية في المنظمات، ونتعرف عليها خلال النقاط التالية:

• الكفاء يكون تعريفها إنجاز الشخص المهام المسؤول عنها، مع الإنتاجية بشكل مستمر والوقت المستخدم يكون قليل عند المقارنة بغيره، والفاعلية هي التقدم بوجه عام في مستوى العمل.
• تعني الكفاءة إنهاء الشخص المهام بالطريقة المطلوبة منه وبدقة عالية، ولكن الفاعلية تُركز على الكم الذي تم إنجازه ونسبيته.
• يوجد مجموعة من المعايير التي يعتمد عليها نظام الكفاءة وتكون الوقت – الجهد – التكلفة، ولكن الفعالية تعتمد على عنصر واحد تحقيق الهدف المطلوب في إطار العمل.
• الكفاءة تسلط الضوء على أسئلة من نوع ( الـ كيف – الـ كيفية)، لكن الفاعلية تهتم بـ ( لماذا – إلى أين).
• اجتماع الفاعلية والكفاءة في منشأة واحدة لا يعد أمر ضروري، ولكن لا يمكن من وجود الفاعلية دون أن تتواجد الكفاءة.
• الكفاءة يكون تركيزها على العمليات، والفعالية تقوم بالتركيز على الاستراتيجية والرؤية.

تعريف الفاعلية والكفاءة في بيئة العمل

الفاعلية هي النتيجة النهائية التي ترغب الشركة في الوصول إليها، فإن كنت مدير المبيعات وترغب في بيع 100 منتج في هذا الشهر وتمكنت من تحقيق هذا الهدف، فهذا يعني أنك قمت بإدارة الفريق بفاعلية.

لكن الفاعلية لا تلقي بالًا إلى الطريقة التي ستصل بها على الهدف، وهي من أهم الفرق بين الفاعلية والكفاءة، ونقطة الوصول قد تكون واحدة وكلاهما يمكن أن يحقق الفاعلية بالوصول، ولكن من اختار الطريق الأسهل دون غش، وتمكن من استغلال الفرص المتاحة أمامه فتلك هي الكفاءة.

تعريف الكفاءة أنها الآلية أو الطريقة التي ستقوم بتنفيذ الخطط من خلالها، والهدف تحقيق الكفاءة من خلال الوصول إلى النتائج لكن بأقل التكاليف الممكنة، من خلال اختصار الوقت أو المجهود او اختيار التكاليف أو المواد الأقل، حيث تركز الكفاء على كيفية الوصول.

فيما يستخدم مصطلح الكفاءة والفعالية

الخلط بين المصطلحين واستخدامهم سويًا يعود إلى أسباب، حيث تشترك الكفاءة والفعالية في العديد من الأمور ولكنهما غير متربطان، وسنذكر الأمثلة حتى نفهم الفرق بسهولة:

• عند وجود إحدى شركات الاتصال التي تقدم الخدمات في أغلب المناطق السكنية في المملكة العربية السعودية، ولكن باقتها لا تتناسب مع احتياجات العملاء، بذلك تكون الشركة محافظة على كفاءتها، لأنها تقدم الخدمات بالتكلفة المقبولة، ولكنها فقدت فعاليتها في حصول العميل على الخدمات التي يحتاج إليها.
• يمكن أن يكون جحا خير مثال على الكفاءة والفاعلية، فعندما سأله أحد الأشخاص عن أذنه، قام جحا بتمرير يده على رأسه حتى وصلت على أذنه اليسرى، وبذلك يكن جحا حقق المطلوب وكانت إجابته تتسم بالفاعلية، ولكن تنقصها الكفاءة.

أيهما أكثر أهمية الكفاءة أم الفاعلية

عند التفكير في الإجابة سنجد أن عالم الأعمال يكون بحاجة إلى المصطلحين، لأنه من المهم تحقيق النتائج المطلوبة بأقل التكاليف، حتى يزدهر العمل وينمو والمنافسة مع الأعمال الأخرى؛ لذلك يجب الجمع بين استراتيجيات الكفاءة والفعالية بشكل متوازن، ولا بد من توقع اختلاف النسب من وقت لآخر بناءً على الكثير من العوامل.

تعزيز كفاءة الإدارة في شركتك وفاعليتها

من الأمور الهامة البدء في تحديد أهداف الشركة والإدارة المسؤول عنها، ويتم هذا من خلال وضع الاستراتيجية المرنة للوصول إلى تلك الأهداف، ويكون من خلال الجمع بين الكفاءة والفاعلية، ويمكن اتباع الخطوات التالية:

• قم بملاحظة الاستراتيجية التي تتبعها في الوقت الحالي في الشركة أو المؤسسة المسؤولة عنها.
• الموازنة بين المعطيات والمخرجات، ولا بد من متابعة طريقة إنفاقك في هذه المرحلة، وتحديد الأشياء التي تأخذ قدر أكبر من الوقت والتكلفة والمجهود.
• الاستماع إلى آراء الموظفين والتعرف على احتياجاتهم.
• استخدام الأدوات الأكثر بساطة.
• البحث عن المنافسين ودراسة ما يقومون به ومحاولة سباقهم.

تعرفنا الفرق على مصطلح الكفاءة والفعالية في بيئة العمل، ولا بد من استخدام كل منهم في الموضع المناسب له، لأنهم مختلفان على الرغم من وجود كثير من الأمور المشتركة بينهم، والمؤسسة أو الشركة الناجحة لا بد أن توازن بينهم.