ما هو مفهوم الادارة الالكترونية وتعريفها

مفهوم الادارة الالكترونية وتعريفها

يعتبر مفهوم الإدارة الالكترونية هي تحويل العمل الإداري الذي يتم بطريقة نمطية تقليدية عادية إلى نمط مطور يتم باستخدام أجهزة الحاسوب، وهذا الأمر الذي يؤدي إلى اتخاذ القرارات الإدارية بشكل سريع وبأقل تكاليف ممكنة، وتتغير آلية تقديم المعاملات والخدمات من الطريقة اليدوية إلى استخدام طريقة إلكترونية من خلال الإنترنت.

كما تعرف الإدارة الإلكترونية بأنها منظومة جديدة تعتمد بشكل كامل على التكنولوجيا الإلكترونية، ومن أهدافها القيام بالإدارة بطريقة حديثة والقيام بكافة المهام بطريقة سهلة وبسيطة من خلال الإنترنت واستخدام الحاسوب.

أهداف الإدارة الإلكترونية

تهدف الإدارة الإلكترونية إلى الكثير من الأشياء المهمة والتي منها ما سنتعرف عليه من خلال ما يلي:

• تقوم بتطوير عمل الإدارة وهذا من خلال استبدال الأدوات التي يتم استخدامها مثل الأوراق والمستندات بملفات على جهاز الكمبيوتر.
• توفير الكثير من الخدمات المقدمة إلى العملاء التي تساهم في تطوير كافة الأقسام وتقليل الوقت الذي تحتاج إليه للقيام بالمهام الوظيفية اليومية.
• تساعد على تعزيز التواصل والتعاون بين الموظفين وهذا من خلال إنشاء بيئة من الحوار المشترك.
• استخدام بعض وسائل شبكة الإنترنت للتعريف بالمنشأة، والقيام بالدور المهني الخاص بها.
• استخدام الإنترنت للتجارة العالمية وتوفير الكثير من الفرص التنافسية بين الشركات.

مراحل التحول إلى إدارة الكترونية

لكي يتم تحويل الإدارة من إدارة تقليدية إلى إدارة إلكترونية يجب أن يتم تنفيذ بعض المراحل التي تتمثل فيما يلي:

1- قناعة ودعم الإدارة العليا بالمنشأة

يجب على المسؤولين في المؤسسة أن يكون لديهم الاقتناع التام ورؤية واضحة، وهذا لكي يتم نقل جميع المعاملات الورقية إلى إلكترونية، وهذا لكي يتم توفير الدعم الكامل والإمكانيات التي يجب توافرها للبدء في تنفيذ هذا القرار.

2- تدريب وتأهيل الموظفين

تعتبر من المراحل المهمة التي من الضروري القيام بها هي أن يتم تدريب وتأهيل الموظفين، حيث إنهم كانوا على دراية كاملة بطريقة الإدارة التقليدية، وليس لديهم المعلومات الكافية عن الإدارة الإلكترونية، ولهذا يجب أن يتم توفير لهم مدربين مناسبين لتطوير مهاراتهم في هذه الناحية.

3- توثيق وتطوير إجراءات العمل

يعتبر لكل منشأة ما يسمى بإجراءات العمل، غير مسجلة على الورق، وبعض منه يمكن أن يكون مسجل منذ سنين طويلة، لهذا يجب أن يتم توثيق جميع هذه الإجراءات وتطوير القديم منها، وتنفيذ هذا بطريقة منظمة لا تحتاج إلى الكثير من التكلفة.

4- توفير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية

البنية التحتية للإدارة الإلكترونية هي الجانب المحسوس للإدارة وهذا يتم من خلال تأمين أجهزة الحاسوب، وربط شبكات الأجهزة بالشبكات السريع، وتوفير وسائل اتصال حديثة.

5- البدء في توثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونيًا

بعد تلقي الموظفين التدريب المناسب يتم البدء في عملية توثيق جميع الأوراق القديمة والملفات الورقية الخاصة بالشركة بطريقة إلكترونية، وهذا من خلال استخدام الماسحات الضوئية وتصنيفها لكي يتم الوصول إلى بسرعة في حالة الاحتياج لها.

5- البدء ببرمجة المعاملات الأكثر انتشارًا

يجب أن يتم البدء بالمعاملات الورقية المهمة والمنتشرة بشكل كبير في جميع الأقسام ويتم برمجتها إلى معاملات إلكترونية، حيث يساعد هذا في التقليل من الوقت، مثل نموذج الإجازات فهو نموذج يتم استخدامه في جميع الأقسام لهذا يجب تنفيذه أولًا.

أسس الإدارة الإلكترونية

يوجد بعض الأشياء الضرورية التي تعتبر من أسس الإدارة الإلكترونية والتي منها ما نتعرف عليه من خلال ما يلي:

• تأسيس شبكة حاسوبية قوية توفر اتصال بين الإدارة وبين باقي الأقسام والفروع الخاصة بالشركة.
• توفير تواصل بشكل مستمر من خلال شبكة الإنترنت.
• يعتبر من أسس الإدارة الإلكترونية الاعتماد على قسم نظم المعلومات وهو يساهم في إدارة المعلومات الإلكترونية، ويقدم الاستراتيجيات التي لها دور مهم في الإدارة.
• توفير الموظفين المميزين الذين يتعاملون مع الأجهزة الإلكترونية.

تعتبر الإدارة الإلكترونية من الأشياء الضرورية والمهم العمل بها في الكثير من المؤسسات، حيث تسهل القيام بالعديد من الإجراءات التي يتم القيام بها من خلال الإدارة التقليدية ولكنها تأخذ وقت كبير، لهذا تعتبر الإدارة الإلكترونية أفضل بكثير ولكن يجب توفير عمالة قادرة على التعامل معها.